PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan ke mana kapal tersebut akan dibawa berlayar.

Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dn pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.

Bentuk-bentuk Perencanaan

Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a. Tujuan(Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Emua orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan. Cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing-masing orang.
b. Kebijakan(policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan. Karena tindakan ini biasanya tidak tertulis, maka sering kali sulit untuk dipahami oleh para bawahan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti kecepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik-beratkan pada suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.
e. Aturan(Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran(budget) semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi, biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus. Program umum hanya meliputi seluruh organisasi sedangkan program khusus hanya mencangkup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalm organisasi tersebut.

Kegunaan Perencanaan

Perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari perencanaan adalah :

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
Waktu yang akan dating bersifat statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang akan ditetapkan. Dengan demikian jelsnya bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.
c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai seseorang sulit untuk diukir keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Seperti telah diuraikan dimika, bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanaan.

Langkah-langkah Penyusun Perencanaan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk suatu perencanaan adalah :

a. Menetapkan Tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan. Lebih dulu dibuat tujuan secara umum, kemudian baru dipecah-pecah menjadi beberapa tujuan untuk masing-masing bagian.
b. Menyusun Anggapan-anggapan(Premising)
Langkah kedua yang harus dilakukan untuk menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan. Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari pada perencanaan. Perencanaan akan lebih terkoordinir apabila makin banyak individu yang terlibat didalam perencanaan, dimana mereka berusaha untuk mengetaui dan menggunakan anggapan secara ajeg.
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan, ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai. Oleh karena itu, agar tujuan dapat tercapai sebagai mana dipilih cara-cara yang sesuai saja.
d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
Meskipun pada langah ketiga telah dilakukan pemilihan berbagai alternative yang diperkirakan sesuai, belum tentu semuanya dapat dipakai. Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencapai alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, disini berlaku prinsip ekonomi.
e. Mengambil Keputusan
Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan perbandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternative, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan mencapai tujuan.
f. Menyusun Rencana Pendukung
Setelah langkah kelima dapat diselesaikan boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan telah selesai. Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.

Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :

1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek

Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

Perencanaan mempunyai sifat keutamaan dan bersifat luas ini berarti bahwa perencanaan itu baik. Selain kebaikan-kabaikan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Adfanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyaio sifat membatasi perencanaan. Faktor=faktor tersebut ialah :

a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan. Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidakpastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan.
b. Perubahan yang Sangat Cepat
Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu rencana. Jadi, perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.
c. Kekakuan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan dapat berupa kekakuan psikologis, kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan dan kekakuan sumber daya dan dana.
d. Kekakuan Eksternal
Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah sosial-politik, teknologi, kebudayaan perekonomian dan sebagainya.
e. Waktu dan Biaya
Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternatif atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas. Oleh karena itu perlu diadakan prioritas, mana yang perlu dikerjakan lebih dahulu.

Pengambilan Keputusan

a. Syarat Pengambilan Keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional membutuhkan beberapa syarat, antara lain:
1. Harus berusaha untuk mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
2. Harus mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
3. Harus mempunya kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilain berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
4. Harus bersifat optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang lebih baik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti
1. Operation Research
2. Teori Probabilitas
3. Linear Progamming