Manchester United berhasil menang dengan skor 3-2 atas Liverpool. Tiga gol MU dicetak oleh Berbatov.
MU sempat unggul 2-0 berkat gol Berbatov. Tapi, Liverpool mampu menyamakan skor menjadi 2-2 dalam waktu 6 menit. Namun, akhirnya Berba mampu membawa MU kembali unggul di penghujung laga.
Senin, 28 Maret 2011
Selasa, 15 Maret 2011
PENGAWASAN
Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan secara standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur beberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan nbagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehinga bisa dilakukan tindakan pencegah atau tindakan preventif.
Langkah-langkah Pengawasan
Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan standard
Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dinedakan menjadi dua macam, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.
Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu. Sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
Langkah kedua ini dilakukan untuk mencapai mengatahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.
c. Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam mengambil tindakkan koreksi ini adalah :
1. Menghayati masalah-masalah yang dihadapi
2. Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan
3. Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut
4. Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat
Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk menjalankan pengawasan yang baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)
b. Pengawasan perlu melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
d. Pengawasan harus objektif, teliti sesuai dengan standard yamg digunakan
e. Pengawasan harus luwes/fleksibel
f. Pengawasan harus serasi dengan pola orgamisasi
g. Pengawasan harus ekonomis
h. Pengawasan harus mudah mengerti
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan secara standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur beberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan nbagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehinga bisa dilakukan tindakan pencegah atau tindakan preventif.
Langkah-langkah Pengawasan
Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan standard
Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dinedakan menjadi dua macam, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif.
Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu. Sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
Langkah kedua ini dilakukan untuk mencapai mengatahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.
c. Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah ketiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam mengambil tindakkan koreksi ini adalah :
1. Menghayati masalah-masalah yang dihadapi
2. Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan
3. Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut
4. Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat
Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk menjalankan pengawasan yang baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)
b. Pengawasan perlu melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
d. Pengawasan harus objektif, teliti sesuai dengan standard yamg digunakan
e. Pengawasan harus luwes/fleksibel
f. Pengawasan harus serasi dengan pola orgamisasi
g. Pengawasan harus ekonomis
h. Pengawasan harus mudah mengerti
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi
PENGKOORDINASIAN
Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada usaha-usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Untu itu mereka perlu mengetahui lebih dulu tentang tujuan organisasi.
Prinsip-prinsip Koordinasi
Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan antara individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip Kontak Langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertical.
b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpangan-siuran didalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi. Oleh Karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakkan.
c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada
Masing-masing individu yang bekerja sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lain. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik di dalam bagian maupun antar bagian.
Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
a. Menjalin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya kordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
Prinsip-prinsip Koordinasi
Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan antara individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip Kontak Langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertical.
b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpangan-siuran didalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi. Oleh Karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakkan.
c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada
Masing-masing individu yang bekerja sama dalam kondisi pekerjaan tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lain. Kondisi, tujuan dan macam pekerjaan yang sama memungkinkan bagi mereka untuk mengadakan hubungan secara rutin, baik di dalam bagian maupun antar bagian.
Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
a. Menjalin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya kordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGORGANISASIAN
Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu personalia fungsi dan faktor-faktor fisik, yang semuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melakukan tugas dan adanya peralatan-peralatang yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai prose penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk sebagai berikut:
a. Hubungan Informal
Hubungan ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal diantara lain hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan diluar tugas/pekerjaan, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat resmi.
b. Hubungan Formal
Hubungan ini merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:
1. Tanggung Jawab
Adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakn tugas yang telah ditetapkan dengancara sebaik mungkin menurut kemampuan dan pengarahan yang diterima.
2. Wewenang
Adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.
3. Pertanggung-jawaban
Aliran pertanggung-jawaban ini merupakan kebalikan dari arus wewenang. Kalau wewenang barasal dari pemimpin, artinya mengalir dari atas kebawah, maka pertanggung-jawaban ini berasal dari bawahan(mengalir dari bawah keatas).
Rentang Kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pemimpin dengan bawahan dipengaruhi dengan oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Latihan dari Bawahan
Bawahan yang dapat latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya. Makin sempurnanya latihan yang dibeikan kepada bawahan, makin mudah pula bagi bawahan tersebut untuk memahaminya. Mereka tidak perlu lagi menanyakan tentang apa yang harus dikerjakan.
b. Pendelegasikan Wewenang
Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pemimpin dan bawahan. Kejelek-kejelekan dari sebuah organisasi akan terlihat pada kurang jelasnya pendeglarasian wewenang yang ada.
c. Perencanaan
Biasanya tugas-tugas digariskan di dalam perencanaan yang telah ditetapkan dengan harapan agar mereka mudah untuk menghayatinya.
d. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada.
Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian=bagian didalam sebuah organisasi dapatdidasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasari pada Suatu Angka
Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat di bidang kemiliteran. Misalnya divisi keempat (Kodam IV) Diponegoro, Resimen ketujuhpuluh dua (Korem 072) Pamungkas dan sebagainya.
b. Didasarkan pada Waktu
Dasar waktu untuk mengadakan pengelompokkan bias dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas dipabrik.
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
Misalnya, kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi kedalm tiga bagian, yaitu Bagian Produksi, Bagian Pemasaran (termasuk penjualan) dan Bagian Keuangan.
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sengat luas, dapt memberikan cabang-cabang didaerah. Penggolongan ini juga dimasukkan untuk menampung jumlak aktifitas yang terlalu besar.
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
Perusahaan-perusahaan seperti PT ASTRA yang membuat beberapa macam barang (sepeda motor HONDA, mobil HONDA CIVIC dan mesin fotokopi Xerox) dapat mengelompokkan aktifitas dan tenaga kerjanya menurut macam kerjanya.
f. Didasarkan pada Jenis Langganan
Langganan-langganan perusahaan dapat berupa konsumen rumah tangga, pemerintah atau perusahaan lain.
Karakteristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :
a. Keseimbangan dalam Organisasi
Keseimbangan dalm organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian di dalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilamana kepada masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.
b. Fleksibel
Fleksibelitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu personalia fungsi dan faktor-faktor fisik, yang semuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melakukan tugas dan adanya peralatan-peralatang yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai prose penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk sebagai berikut:
a. Hubungan Informal
Hubungan ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Termasuk hubungan informal diantara lain hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan diluar tugas/pekerjaan, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat resmi.
b. Hubungan Formal
Hubungan ini merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:
1. Tanggung Jawab
Adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakn tugas yang telah ditetapkan dengancara sebaik mungkin menurut kemampuan dan pengarahan yang diterima.
2. Wewenang
Adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.
3. Pertanggung-jawaban
Aliran pertanggung-jawaban ini merupakan kebalikan dari arus wewenang. Kalau wewenang barasal dari pemimpin, artinya mengalir dari atas kebawah, maka pertanggung-jawaban ini berasal dari bawahan(mengalir dari bawah keatas).
Rentang Kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pemimpin dengan bawahan dipengaruhi dengan oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Latihan dari Bawahan
Bawahan yang dapat latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya. Makin sempurnanya latihan yang dibeikan kepada bawahan, makin mudah pula bagi bawahan tersebut untuk memahaminya. Mereka tidak perlu lagi menanyakan tentang apa yang harus dikerjakan.
b. Pendelegasikan Wewenang
Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pemimpin dan bawahan. Kejelek-kejelekan dari sebuah organisasi akan terlihat pada kurang jelasnya pendeglarasian wewenang yang ada.
c. Perencanaan
Biasanya tugas-tugas digariskan di dalam perencanaan yang telah ditetapkan dengan harapan agar mereka mudah untuk menghayatinya.
d. Teknik Komunikasi
Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada.
Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian=bagian didalam sebuah organisasi dapatdidasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasari pada Suatu Angka
Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat di bidang kemiliteran. Misalnya divisi keempat (Kodam IV) Diponegoro, Resimen ketujuhpuluh dua (Korem 072) Pamungkas dan sebagainya.
b. Didasarkan pada Waktu
Dasar waktu untuk mengadakan pengelompokkan bias dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas dipabrik.
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
Misalnya, kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi kedalm tiga bagian, yaitu Bagian Produksi, Bagian Pemasaran (termasuk penjualan) dan Bagian Keuangan.
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sengat luas, dapt memberikan cabang-cabang didaerah. Penggolongan ini juga dimasukkan untuk menampung jumlak aktifitas yang terlalu besar.
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
Perusahaan-perusahaan seperti PT ASTRA yang membuat beberapa macam barang (sepeda motor HONDA, mobil HONDA CIVIC dan mesin fotokopi Xerox) dapat mengelompokkan aktifitas dan tenaga kerjanya menurut macam kerjanya.
f. Didasarkan pada Jenis Langganan
Langganan-langganan perusahaan dapat berupa konsumen rumah tangga, pemerintah atau perusahaan lain.
Karakteristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :
a. Keseimbangan dalam Organisasi
Keseimbangan dalm organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian di dalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakan imbang bilamana kepada masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.
b. Fleksibel
Fleksibelitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan ke mana kapal tersebut akan dibawa berlayar.
Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dn pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
Bentuk-bentuk Perencanaan
Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
a. Tujuan(Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Emua orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan. Cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing-masing orang.
b. Kebijakan(policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan. Karena tindakan ini biasanya tidak tertulis, maka sering kali sulit untuk dipahami oleh para bawahan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti kecepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik-beratkan pada suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.
e. Aturan(Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran(budget) semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi, biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus. Program umum hanya meliputi seluruh organisasi sedangkan program khusus hanya mencangkup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalm organisasi tersebut.
Kegunaan Perencanaan
Perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari perencanaan adalah :
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
Waktu yang akan dating bersifat statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang akan ditetapkan. Dengan demikian jelsnya bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.
c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai seseorang sulit untuk diukir keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Seperti telah diuraikan dimika, bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanaan.
Langkah-langkah Penyusun Perencanaan
Langkah-langkah yang harus diambil untuk suatu perencanaan adalah :
a. Menetapkan Tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan. Lebih dulu dibuat tujuan secara umum, kemudian baru dipecah-pecah menjadi beberapa tujuan untuk masing-masing bagian.
b. Menyusun Anggapan-anggapan(Premising)
Langkah kedua yang harus dilakukan untuk menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan. Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari pada perencanaan. Perencanaan akan lebih terkoordinir apabila makin banyak individu yang terlibat didalam perencanaan, dimana mereka berusaha untuk mengetaui dan menggunakan anggapan secara ajeg.
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan, ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai. Oleh karena itu, agar tujuan dapat tercapai sebagai mana dipilih cara-cara yang sesuai saja.
d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
Meskipun pada langah ketiga telah dilakukan pemilihan berbagai alternative yang diperkirakan sesuai, belum tentu semuanya dapat dipakai. Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencapai alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, disini berlaku prinsip ekonomi.
e. Mengambil Keputusan
Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan perbandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternative, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan mencapai tujuan.
f. Menyusun Rencana Pendukung
Setelah langkah kelima dapat diselesaikan boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan telah selesai. Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :
1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Perencanaan mempunyai sifat keutamaan dan bersifat luas ini berarti bahwa perencanaan itu baik. Selain kebaikan-kabaikan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Adfanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyaio sifat membatasi perencanaan. Faktor=faktor tersebut ialah :
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan. Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidakpastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan.
b. Perubahan yang Sangat Cepat
Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu rencana. Jadi, perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.
c. Kekakuan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan dapat berupa kekakuan psikologis, kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan dan kekakuan sumber daya dan dana.
d. Kekakuan Eksternal
Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah sosial-politik, teknologi, kebudayaan perekonomian dan sebagainya.
e. Waktu dan Biaya
Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternatif atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas. Oleh karena itu perlu diadakan prioritas, mana yang perlu dikerjakan lebih dahulu.
Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional membutuhkan beberapa syarat, antara lain:
1. Harus berusaha untuk mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
2. Harus mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
3. Harus mempunya kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilain berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
4. Harus bersifat optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang lebih baik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti
1. Operation Research
2. Teori Probabilitas
3. Linear Progamming
Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dn pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
Bentuk-bentuk Perencanaan
Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
a. Tujuan(Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Emua orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan. Cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing-masing orang.
b. Kebijakan(policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan. Karena tindakan ini biasanya tidak tertulis, maka sering kali sulit untuk dipahami oleh para bawahan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti kecepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik-beratkan pada suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.
e. Aturan(Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran(budget) semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi, biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus. Program umum hanya meliputi seluruh organisasi sedangkan program khusus hanya mencangkup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalm organisasi tersebut.
Kegunaan Perencanaan
Perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari perencanaan adalah :
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
Waktu yang akan dating bersifat statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan.
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang akan ditetapkan. Dengan demikian jelsnya bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.
c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Hasil kerja yang telah dicapai seseorang sulit untuk diukir keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Seperti telah diuraikan dimika, bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanaan.
Langkah-langkah Penyusun Perencanaan
Langkah-langkah yang harus diambil untuk suatu perencanaan adalah :
a. Menetapkan Tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan. Lebih dulu dibuat tujuan secara umum, kemudian baru dipecah-pecah menjadi beberapa tujuan untuk masing-masing bagian.
b. Menyusun Anggapan-anggapan(Premising)
Langkah kedua yang harus dilakukan untuk menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan. Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari pada perencanaan. Perencanaan akan lebih terkoordinir apabila makin banyak individu yang terlibat didalam perencanaan, dimana mereka berusaha untuk mengetaui dan menggunakan anggapan secara ajeg.
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan, ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai. Oleh karena itu, agar tujuan dapat tercapai sebagai mana dipilih cara-cara yang sesuai saja.
d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
Meskipun pada langah ketiga telah dilakukan pemilihan berbagai alternative yang diperkirakan sesuai, belum tentu semuanya dapat dipakai. Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencapai alternative mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, disini berlaku prinsip ekonomi.
e. Mengambil Keputusan
Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan perbandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternative, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan mencapai tujuan.
f. Menyusun Rencana Pendukung
Setelah langkah kelima dapat diselesaikan boleh dikatakan langkah penyusunan perencanaan telah selesai. Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :
1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Perencanaan mempunyai sifat keutamaan dan bersifat luas ini berarti bahwa perencanaan itu baik. Selain kebaikan-kabaikan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Adfanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyaio sifat membatasi perencanaan. Faktor=faktor tersebut ialah :
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan. Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidakpastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan.
b. Perubahan yang Sangat Cepat
Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu rencana. Jadi, perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.
c. Kekakuan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan dapat berupa kekakuan psikologis, kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan dan kekakuan sumber daya dan dana.
d. Kekakuan Eksternal
Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah sosial-politik, teknologi, kebudayaan perekonomian dan sebagainya.
e. Waktu dan Biaya
Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternatif atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas. Oleh karena itu perlu diadakan prioritas, mana yang perlu dikerjakan lebih dahulu.
Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional membutuhkan beberapa syarat, antara lain:
1. Harus berusaha untuk mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
2. Harus mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
3. Harus mempunya kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilain berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
4. Harus bersifat optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang lebih baik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti
1. Operation Research
2. Teori Probabilitas
3. Linear Progamming
Langganan:
Postingan (Atom)